Хранение и учет архивных документовАрхивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имеющий ценность для собственника.
Предмет архивоведения включает в себя: · принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению; · способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов; · создание системы информации о содержании документов; · организацию всестороннего использования документальной информации; · организацию работы архивных служб.
Передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение. В настоящее время в силу вступил Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации, за исключением положений, для которых статья31 этого Закона устанавливает срок вступления в силу 1 января 2006 г. Этот Закон в интересах граждан, общества и государства регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности. В случае противоречия новому Закону законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных правовых актов об архивном деле действуют нормы нового Закона.
Статьей 3 Закона «Об архивном деле в РФ» архивный документ определен как материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющий его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. При решении вопроса об уничтожении или передаче на архивное хранение документов, прежде всего, учитывается их значимость для граждан, общества и государства.
Архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения на основании экспертизы ценности документов включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежат передаче на государственное хранение.
Статьями 7-9 Закона «Об архивном деле Российской Федерации» определены архивные документы, относящиеся к государственной, муниципальной и частной собственности.
Организации и граждане имеют право создавать архивы для хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе для хранения и использования документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Сроки временного хранения документов Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение.
Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в ведомственных архивах (временное хранение документов государственной власти Архивного фонда РФ осуществляют органы государственной власти, государственные учреждения и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах (п. 6 разд. 1 Положение об Архивном фонде РФ, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.1994 г. №552)). | Архивные документы | Срок хранения в течение | Основание | | 1. Федеральным органом государственной власти | 15 лет | Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ | | 2. Генеральной прокуратуры РФ | | «Об архивном деле в РФ» | | 3. Органов государственной власти и прокуратур республик | | ст. 18, с. 420; | | 4. Отраслевых академий | | ст. 22, с 422 | | 5. Государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения | | (о хранении документов Архивного фонда РФ-Авт); Указ Президента РФ От 17.03.1994 №552, | | 6. Органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов | 10 лет | Раздел 1 п. 6, с. 430 (о сроках временного хранения документов государственной | | 7. Прокуратур городов и районов | | части Архивного фонда | | 8. Государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения в течение | | РФ – Авт) | | 9. Органов местного самоуправления | 5 лет | | | 10. Учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения | | | | 11. Предприятий сельского хозяйства | | | | 12. Записи актов гражданского состояния | 75 лет | | | 13. Документы по личному составу | | | | 14. Записи нотариальных действий и судебных дел | | | | 15. Похозяйственные книги | | | | 16. Образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности | 10 лет | | | 17. Научная, технологическая, патентная документация | 10 лет | | | 18. Конструкторская документация | 15 лет | | | 19. Проектная документация по капитальному строительству | 25 лет | | | 20. Телеметрическая документация | 5 лет | | | 21. Кинодокументы, фотодокументы и видеофонограммы | Не более 3 лет со времени изг. | | | 22. Фотодокументы | 3 года | | | 23. Документы на машинных носителях | 5 лет | | Сроки хранения документов (письма, переписка), образующихся в деятельности организации. | № статьи | Вид документа – письмо, переписка | Срок хранения документа | Основание | | | Организация системы управления 1.1. Распорядительная деятельность | | Положение об Архивном фонде | | Ст. 9 | Документы (справки, отчеты, доклады, обзоры, переписка) о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров | Постоянно | РФ, утв.
Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552, разд. 1, п.2, с. 428- | | Ст. 11 | Проекты правил, инструкций, регламентов, методических указаний и рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке и применению | 3 года (после утверждения) | 429 (об утверждении перечней документов, подлежащих передаче | | Ст. 12 | Переписка с исполнительными органами государственной власти РФ, субъектов РФ, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности | 5 лет | организациями на государственное хранение с указанием сроков хранения. | | | 1.2. Организационные основы управления | | Перечень типовых управленческих | | Ст. 33 | Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению | 3 года (после утверждения) | документов, образующихся в деятельности организации, | | Ст. 41 | Переписка по организационным вопросам деятельности, в т.ч. о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, сертификации, приватизации, акционировании | 5 лет | утвержденный Федеральной архивной службой России 06.10.2000 с. 449-448 | | Ст. 44 | Документы (справки, докладные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными исполнительными органами, планы, проекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка и др.) об административно-организационной деятельности | 5 лет. | (о сроках хранения документов, образующихся в деятельности организаций) | | Ст. 45 | Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках | 5 лет | | | Ст. 46 | Документы (программы, доклады, повестки, извещения, приглашения, рекламные проекты, поздравительные адреса, тематические фотоальбомы, видеозаписи, переписка) об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч: по месту проведения, в других организациях | 5 лет до минования надобности | | | | 1.3. Контроль | | | | Ст. 51 | Переписка о проведении проверок и ревизий | 5 лет | | | Ст. 53 | Переписка о выполнении решений (предписаний) проверок и ревизий | 5 лет | | | Ст. 55 | Документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан | 5 лет | | | Ст. 56 | Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы); документы (справки, переписка) по их рассмотрению | - предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотребления | Постоянно | | | | | - личного характера | 5 лет (в случае неоднократного обращения – 5 л. после последнего рассмотрения) | | | | | - второстепенного, оперативного характера | 5 лет (в случае неоднократного обращения – 5 л. после последнего рассмотрения | | | | 1.4. Правовое обеспечение деятельности | | | | Ст. 58 | Документы (постановления, определения, акты, решения, заключения, запросы, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера | 5 лет | | | Ст. 61 | Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации и составлении правовой работы | 5 лет | | | Ст. 62 | Переписка по оперативным правовым вопросам | 3 года | | | | 1.5. ДОУ и организация хранения документов | | | | Ст. 70 | Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенствовании ДОУ, внедрении современных информационных технологий, защите информации | 5 лет | | | Ст. 78 | Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами | 10 лет | | | Ст. 80 | Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним | 5 лет | | | | 2. Планирование деятельности 2.1. Прогнозирование | | | | Ст. 83 | Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ | 5 лет | | | | 2.2 Текущее планирование | | | | Ст. 98 | Переписка по вопросам планирования | 5 лет | | | | 2.3. Ценообразование | | | | Ст. 103 | Переписка по вопросам ценообразования | 5 лет | | | | 3. Финансирование деятельности 3.1. Финансирование, кредитование | | | | Ст. 107 | Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов | 5 лет | | | Ст. 110 | Переписка о лимитах и экономических программ | 5 лет | | | Ст. 113 | Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансировании всех видов деятельности | 5 лет | | | Ст. 116 | Документы (планы, обоснования, расчеты, переписка) о совершенствовании аппарата управления | 5 лет | | | Ст. 117 | Переписка о изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды | 5 лет | | | Ст. 118 | Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины | 5 лет | | | Ст. 120 | Переписка о внесметных и целевых ассигнованиях | 5 лет | | | Ст. 121 | Документы (положения, карточки, переписка) об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих и расчетных счетов, о проведении денежно-расчетных операций | 5 лет | | | Ст. 124 | Документы (докладные записки, сообщения, информации, извещения, справки, отчеты, переписка) по кредитным вопросам | 5 лет | | | Ст. 126 | Переписка о размещении акций, вкладов, начислении капиталовложений | 5 лет | | | Ст. 128 | Переписка о нормах обязательных резервов, финансирования капиталовложений | 5 лет | | | | 2. Учет и отчетность 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность | | | | Ст. 138 | Переписка об уничтожении и уточнении балансов и отчетов | 5 лет | | | Ст. 144 | Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности | 1 год | | | Ст. 145 | Документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в т.ч. – проверка кассы, правильности взимания налогов | 5 лет (при условии завершения проверки в случае возникновения споров… | | | Ст. 151 | Документы о взаимных расчетах и перерасчетов между организациями | 5 лет | | | Ст. 152 | Переписка о финансово-хозяйственной деятельности | 5 лет | | | Ст. 156 | Переписка о выплате заработной плате | 5 лет | | | Ст. 158 | Гарантийные письма | 5 лет | | | Ст. 160 | Переписка о выдаче о возврате ссуд | 5 лет (после погашения ссуды) | | | Ст. 163 | Документы о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях | 5 лет | | | Ст. 165 | Документы об оплате учебных отпусков | Не менее 5 лет | | | Ст. 167 | Документы об амортизационных отчислений | 5 лет | | | Ст. 172 | Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания и акцизных и др. сборов | 5 лет | | | Ст. 173 | Документы об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов | 5 лет | | | Ст. 174 | Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня | 5 лет | | | Ст. 180 | Документы по валютным вопросам | 5 лет | | | Ст. 195 | Переписка об образовании, распределении накоплении оборотных средств и о расчетах по оборотным средствам | 5 лет | | | Ст. 197 | Документы по финансовым вопросам благотворительной деятельности | 5 лет | | | | 4.2. Стилистический учет и отчетность | | | | Ст. 206 | Переписка о составлении, представлении и проверке стилистической отчетности | 5 лет | | | | 5. Экономические, научные и 5 культурные связи 5.1. Организация связей | | | | Ст. 211 | Переписка о вступлении в международные организации (объединения) | Постоянно | | | Ст. 213 | Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, переписка) об организации приема и пребывания представителей иностранных организаций | 5 лет | | | | 5.2. Осуществление связей | | | | Ст. 224 | Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного сотрудничества | 5 лет | | | Ст. 226 | Документы (информационные письма, сообщения, вырезки из газет) об экономическом, научно-техническом, культурном сотрудничестве | 5 лет | | | Ст. 229 | Документы (заключения, акты, справки, технико-экономические обоснования, разрешения, переписка) о целесообразности закупок импортной продукции и материалов | 10 лет | | | Ст. 230 | Документы (программы, планы, контракты, акты, протоколы, переписка) об обучении, стажировке иностранных специалистов в РФ | 5 лет | | | Ст. 231 | Переписка об организации заграничных путешествий, туров | 3 года | | | | 6. Информационное обеспечение 6.1. Сбор информации, маркетинг | | | | Ст. 232 | Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинга | 5 лет | | | Ст. 233 | Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты, переписка) об информационной деятельности маркетинга | 5 лет | | | Ст. 239 | Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалах, изданные за рубежом, в РФ | За рубежом – 3 года В РФ – 1 год | | | Ст. 341 | Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме) лиц, не принятых на работу | 1 год | | | Ст. 242 | Документы (планы, акты, справки) о комплектовании и работе справочно-информационных служб организации | 3 года | | | Ст. 244 | Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу | 1 год (после получения подписанной литературы) | | | | 6.2. Распространение информации | | | | Ст. 250 | Информационные издания (бюллетени, информационные листки и письма, каталоги, списки, справочники, сборники) - по месту разработки - в других организациях | До ликвидации организации До минования надобности | | | Ст. 254 | Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций | 5 лет | | | Ст. 255 | Документы (программы, планы, тексты лекций, справки, сведения) о проведении на выставке, ярмарке, презентации лекций, бесед и других мероприятий | 5 лет | | | Ст. 257 | Документы (заявки акты, переписка) о размещении и выпуске рекламы | 3 года | | | Ст. 259 | Документы (коммерческие предложения, прайс-листы, анкеты, образцы текста рекламы, Интернет) об оперативной рекламной деятельности | До минования надобности | | | Ст. 260 | Переписка о распространении информационных изданий | 1 год | | | Ст. 261 | Переписка об учете, движении и использовании информации | 5 лет | | | | 7. Трудовые отношения 7.1. Трудоустройство | | | | Ст. 264 | Переписка по вопросам трудоустройства | 5 лет | | | | 7.2. Организация труда | | | | Ст. 276 | Документы (протоколы, справки, акты) о проверке выполнения условий коллективного договора | Постоянно | | | Ст. 282 | Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки) о трудовой дисциплине | 3 года | | | | 7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда | | | | Ст. 287 | Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок | 5 лет | | | Ст. 291 | Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, начислении премий | 5 лет | | | Ст. 294 | Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения | 5 лет | | | | 7.4. Охрана труда | | | | Ст. 297 | Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий, охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий | 5 лет | | | Ст. 299 | Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | 5 лет | | | Ст. 302 | Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты) о состоянии условия и применения труда женщин и подростков | 5 лет | | | Ст. 308 | Переписка о предупредительных ЖКП мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций | 5 лет | | | Ст. 314 | Документы (программы, списки) об обучении работников по технике безопасности | 5 лет | | | Ст. 321 | Переписка об авариях и несчастных случаях | | | | Ст. 324 | Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их установлению | 5 лет | | | Ст. 325 | Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращения рабочего дня в связи с вредными условиями труда | 5 лет | | | Ст. 329 | Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий | 3 года | | | Ст. 330 | Документы (списки, перечни) о проведении медицинских осмотров работников | 5 лет | | | | 8. Кадровое обеспечение 8.1. Прием, перевод, увольнение работника | | | | Ст. 334 | Переписка о приеме, распределении, перемещение, учете кадров | 5 лет | | | Ст. 335 | Документы (заявки, сведения) о потребности в работниках, сокращении работников | 5 лет | | | Ст. 346 | Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности | 3 года | | Учет документов в архивах. Учет архивных документов – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежит каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах. В России существует централизованный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным документом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
Основной учет архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.
Средство учета – присвоение архивных шифров единицам хранения.
Проведение учета – основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.
Первичными документами учета являются учетные документы архива – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды. К учетным документам архива относятся: · книга учета поступлений; · книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования; · список фондов; · список фондов с особо ценными документами; · лист фонда; · архивная опись; · опись особо ценных документов; · опись страхового фонда; · реестр описей; · реестр описей особо ценных документов; · инвентарная книга учета дел с материальными ценностями; · паспорт архива; · паспорт архивохранилища; · сведения об изменениях в составе и объеме фонда на 1 января; · карточка фонда; · дело фонда; · внутри-деловые описи и листы – заверители дел. В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления документов в архив за истекший год, их составление и первичное описание. В нем указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление документов,- сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива. В первичном поступлении фонда он получает номер по списку фонда.
Последующие его пополнения фиксируются под тем же номером.
Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов. Фонды получают порядковые номера.
Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении. Лист фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате и динамике на основании записей о движении документов. В нем указывают описи фонда, их состояние и содержание.
Архивная опись является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содержащим систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенным для их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального наличия.
Благодаря описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер. Описи особо ценных документов и страхового фонда составляются аналогично архивной описи.
Реестр описи служит для регистрации описей, их количества и состава. В нем указываются номер фонда, номер описи, количество дел в ней, количество листов описи и ее экземпляров.
Реестр описей особо ценный документов ведется аналогично общему реестру описей.
Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Такие дела хранятся в сейфах Паспорт архива ежегодно 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива по всем направлениям за отчетный год.
Паспорт архивохранилища также является отчетным документом и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год.
Карточка фонда является учетным документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте хранения, предназначенным для центрального государственного учета архивных документов. Дела фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным досье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю фондообразователя и фонда, такие, как историческая справка, схема систематизации фонда, листы фонда, акты, связанные с движением фонда.
Внутриделовые описи и листы-заверители дела используются для учета документов внутри дела.
Учетная документация архива в своей совокупности адекватно отражает состав документов Архивного фонда РФ и является первичной основой создания общегосударственного банка архивных данных.
Заключение. Все документы государственные и негосударственные части Архивного фонда РФ независимо от места хранения подлежат государственному учету.
|
